WBS چیست؟

به معنی ساختار شکست کار می باشد. پس از شناخت کلی نسبت به اهداف و احجام کلی پروژه باید پروژه را به واحدها، فعالیت ها و اقدامات کوچکتر تقسیم کرد.

WBS همان فعالیت های اجرایی پروژه می باشد که در قالب گروه های مختلف دسته بندی می شوند. با تعریف WBS کنترل پروژه در قالب مجموعه فعالیت های دسته بندی شده راحت تر می گردد. دسته بندی فعالیت ها این امکان را به ما می دهد تا ارتباط بین فعالیت ها، همچنین نفرات و نیازمندی های منابع مورد نیاز جهت اجرا را بهتر تشخیص داده و نسبت به تعریف آن ها اقدام کنیم.

آیا می دانید نمودار WBS را قلب پروژه می دانند چون تمام تکنیک های بعدی وابسته به آن است.

معیارهای انتخابی سطح شکست و نحوه ایجاد WBS

اولین قدم جهت تعریف WBS شناخت فعالیت های اجرایی پروژه می باشد. لیست فعالیت های پروژه باید به گونه ای باشد که قابل مدیریت، برنامه ریزی و کنترل باشد.

به عبارت دیگر باید فعالیت های پروژه تا اندازه ای خرد و کوچک شوند که قابل کنترل و اندازه گیری باشند.

فعالیت های پروژه را می توان با مطالعه اسناد مربوط به پروژه مانند قرارداد و نقشه های اجرایی تهیه کرد. البته بهتر است در تهیه WBS با افراد مسئول در پروژه مانند مدیر پروژه، رییس کارگاه، رییس دفتر فنی، مدیر اجرایی و … رایزنی کرد.

مشاوره با افرادی که در پروژه های مشابه  شرکت داشته اند و استفاده از اطلاعات پروژه های مشابه نیز می تواند مفید و راه گشا باشد.

پس از آنکه فعالیت های اجرایی پروژه را تهیه کردیم نوبت به دسته بندی آنها می رسد. این دسته بندی می تواند با روش های مختلف صورت بگیرد. دسته بندی فعالیت ها معمولا بر اساس نوع فعالیت ها، ناحیه جغرافیایی انجام فعالیت ها و گروه های انجام دهنده فعالیت ها انجام می شود.

بهتر است WBS را ابتدا به صورت یک نمودار درختی رسم کرده و پس از تکمیل، رفع نواقص و نهایی شدن وارد نرم افزار کنیم.

در نهایت برای متمایز کردن فعالیت ها ، به هر فعالیت یک کد WBS اختصاص می دهیم. بدین صورت که از شماره سطح و ترتیب فعالیت در ساختار WBS استفاده می کنیم.

به عنوان مثال نمودار درختی WBS برای پروژه موردی زیر آمده است.

نکاتی در مورد WBS

1-سطح آخر WBS را فعالیت ها تشکیل می دهند.

2-WBS باعث می شود تا قسمت هایی از پروژه از قلم نیفتد و یا تکرار نشود.

3-جهت انتخاب یک روش صحیح WBS ابتدا باید تعیین کنیم که چه گزارش هایی در انتهای پروژه بدهیم و چه سوالاتی از ما پرسیده خواهد شدبه عبارت دیگر آخر پروژه را بتوانیم ببینیم و سپس روش شکست را انتخاب کنیم.

4-در WBS به دنبال شناسایی کلیه قسمت های پروژه هستیم و پیش نیاز و پس نیازها و زمان بندی در این مرحله برای ماه اهمیت ندارد.

به دو WBS ای که در زیر آورده شده است دقت کنید:

به نظر شما کدام WBS مناسب تر است؟

در جواب باید بگوییم تفاوت آنها بستگی به این دارد که در آینده چطور بخواهیم از آنها گزارش بگیریم. به طور مثال اگر هر طبقه را به یک پیمانکار واگذار کرده باشیم، WBS اول بهتر است. اما اگر هر کدام از آیتم های سفت کاری، نازک کاری و تاسیسات را به پیمانکارهای مختلف واگذار کرده باشیم. WBS دوم بهتر است. در نتیجه برای ایجاد WBS یکی از پارامترهای مهمی که باید در نظر بگیریم نحوه ارائه گزارش و ارزیابی عملکرد در زمان کنترل پروژه است.

نکته: سعی کنید از نام های منحصر به فرد استفاده کنید. به عنوان مثال به جای WBSشماره 1 بهتر است از WBS زیر استفاده کنیم:

چون در WBS فوق به عنوان مثال به جای فعالیت سفت کاری از فعالیت سفت کاری طبقه اول، سفت کاری طبقه دوم و سفت کاری طبقه سوم استفاده کرده ایم، مزیت این روش این است که در هنگام گزارش گیری یا ارتباطات، اشتباه استفاده از نام های مشابه رخ نمی دهد.

WBS چیست؟

تخمین مدت زمان فعالیت ها

تخمین مدت زمان فعالیت ها

آخرین سطح WBS، فعالیت های اجرایی پروژه است، برای این فعالیت ها باید مدت زمان لازم را برآورد کنیم، سطرهای بالاتر با توجه به ساختار شکست فعالیت ها توسط خود نرم افزار از پایین به بالا محاسبه شده و در نهایت در سطر اول که همان هدف نهایی پروژه می باشد مدت زمان کل پروژه محاسبه می شود.

به طور کلی عوامل زیر می تواند ما را در ارزیابی و تخمین یک زمان مناسب برای فعالیت های پروژه کمک کند:

1-حجم فعالیت مورد نظر

2-نوع روش اجرایی جهت انجام فعالیت

3-تعداد منابع و امکانات موجود جهت اجرای فعالیت

4-شرایط اقلیمی و جوی منطقه جهت اجرای فعالیت

5-توجه به مسائل خاص موجود در پروژه مانند مسائل استراتژیکی، سیاسی و …

6-توجه به توانایی و تجربیات مدیران اجرایی پروژه

7-راندمان نیروی انسانی و ماشین آلات

روش های تخمین مدت زمان فعالیت ها

برای محاسبه مدت زمان فعالیت ها از تکنیک های مختلفی استفاده می کنیم مانند روش کارشناسی، روش PERT، روش تجربی و … که در ادامه به چند نمونه از مهمترین آنها اشاره می کنیم:

1-استفاده از نظرات کارشناسی

در این روش به افراد متخصص و با تجربه در زمینه آن فعالیت رجوع می شود. همچنین می توان از فن هایی مانند فن دلفی میانگین نظرات را لحاظ کرد.

2-استفاده از سوابق اطلاعاتی

درصورتی که از تاریخچه پروژه های قبلی مستند و تاریخ شروع و پایان فعالیت های مشابه تثبیت شده باشد، می توان با استفاده از سوابق آنها و به کارگیری روش های آماری، جهت تخمین مدت فعالیت استفاده کرد.

3-از طریق تخمین سه زمانه

برای هر فعالیت، سه برآورد مدت زمان (خوش بینانه، محتمل و بدبینانه) ارائه شده و براساس آنها مدت زمان فعالیت پیش بینی می شود.

O: Optimistic      (زمان خوش بینانه)

P: Pesssimistic    (زمان بدبینانه)

M: Most Likely    (زمان نرمال)

Duration = (O + 4M + P) / 6

مزیت این روش دقت بالای آن است چون تمامی ریسک های مثبت و منفی (اتفاق های خوب و بد) را در نظر گرفته  و در تخمین مدت زمان لحاظ می کند.

4- از طریق حجم کاری فعالیت

نظر به اینکه جهت تخمین زمان در پروژه های عمرانی بیشتر از طریق حجم کاری فعالیت، مدت زمان آن را برآورد می کنند و از آنجایی که بیشتر فراگیران MSP از این نرم افزار جهت برنامه ریزی و کنترل پروژه های عمرانی استفاده می کنند، این قسمت را با ارائه چند مثال بیشتر توضیح می دهیم.

فرض کنید می خواهیم مدت زمان یک فعالیت خاک برداری را در یک پروژه عمرانی برآورد کنیم:

در مرحله نخست لازم است عملیات خاک برداری، با توجه به نقشه های اجرایی متره شود تا مشخص گردد میزان کل حجم کار و ماشین آلات مورد نیاز برای انجام عملیات موفق چقدر می باشد.

پس از مطالعه  و بررسی نقشه ها، حجم عملیات 3400 متر مکعب و حداکثر میزان ماشین آلات مورد نیاز 2 عدد بیل مکانیکی برآورد می شود.

سپس در مرحله بعدمیزان منبع مورد در دسترس جهت اجرای این فعالیت را با مشورت و هماهنگی عوامل اجرایی و واحد ماشین آلات (پشتیبانی) تعیین می کنیم.

مشخص می شود تنها یک بیل مکانیکی برای انجام فعالیت مذکور موجود می باشد.

در مرحه بعد با توجه به پروژه مشابه قبلی انجام شده مستندات و یا با توجه به تجربه عوامل اجرایی مشخص می شود که یک دستگاه بیل مکانیکی به طور متوسط 20 متر مکعب در ساعت خاکبرداری را انجام می دهد.

اگر راندمان ماشین با توجه به زمان های صرف شده جهت سوخت، استراحت، تعمیر  و … برابر 85% باشد و سپس با در نظر گرفتن یک نوبت کاری 10 ساعت در روز، میزان حجم خاک برداری انجام شده به صورت زیر برآورد می گردد:

10 x 20 = 200 x 85% = 170 متر مکعب

سپس با فرض نرمال بودن سایر شرایط اجرایی میزان برآورد مدت زمان فعالیت برابر است با:

مدت زمان فعالیت  =   =   = 20 روز

مثالی دیگر:

فرض کنید کل حجم کاشی کاری 700 متر مربع می باشد، با توجه به جدول مقدار کار یک اکیپ در روز (با لحاظ نمودن راندمان) حدود 70 متر مربع است، در نتیجه مدت زمان انجام این روز می باشد. ضمنا درصورت افزایش اکیپ به همین نسبت زمان کاهش می یابد.

شما می توانید به منظور برآورد مدت زمان سایر فعالیت ها، جدولی حاوی اطلاعات فوق را برای تمامی ماشین آلات و نیروی انسانی فعال در پروژه با استفاده از نرم افزار اکسل تهیه کنید.

در ادامه جدولی به عنوان نمونه و به طور تقریبی، مقدار کار در روز تعدادی از فعالیت های عمرانی (جهت تخمین مدت زمان فعالیت ها) جهت استفاده این عزیزان ارائه شده است، لازم به ذکر است که این برآوردها کاملا تقریبی بوده و براساس تجربه و استفاده از نظرات مهندسان با تجربه در این زمینه تهیه شده، لیکن در اجرا متغیرهای زیادی باعث افزایش و تغییر در مقدار کار می شود، اما برای همکارانی که هیچ گونه پیش فرضی برای تخمین مقدار کار ندارند مفید می باشد.

ردیف	شرح فعالیت	مقدار کار در روز
1	عملیات خاکی با دست در زمین نرم	2-3 مترمکعب
2	عملیات خاکی با دست در زمین سخت	0.5-0.7 متر مکعب
3	گودبرداری با لودر در زمین نرم	45-55 مترمکعب
4	گودبرداری با لودر در زمین سخت	20-25 مترمکعب
5	عملیات بنایی با سنگ (یک بنا، دو کارگر)	5-6 متر مکعب
6	اجرای بتن مگر (یک بنا، دو کارگر)	25-30 مترمکعب
7	عملیات آرماتور بندی در پی به قطر 16 -18 میلی متر (یک اکیپ و استفاده از دستگاه برش و خمکاری میلگرد)	350-450 کیلوگرم
8	عملیات آرماتور بندی در پی به قطر 20 و بالاتر(یک اکیپ و استفاده از دستگاه برش و خمکاری میلگرد)	450-550 کیلوگرم
9	عملیات آرماتور بندی در ستون و تیر با آرماتورهای به قطر 16 – 18 میلی متر	300-400 کیلوگرم
10	عملیات آرماتور بندی در ستون و تیر به قطر 20 و بالاتر(یک اکیپ و استفاده از دستگاه برش و خمکاری میلگرد)	400 – 500 کیلوگرم
11	عملیات قالب بندی با چوب (یک اکیپ)	10-15 متر مربع
12	عملیات قالب بندی با فلز (یک اکیپ)	20-25 متر مربع
13	عملیات بتن ریزی با پمپ در پی	80-150 متر مکعب
14	عملیات بتن ریزی با پمپ در دیوار	50-80 متر مکعب
15	عملیات بتن ریزی ستون	15-20 متر مکعب
16	اجرای اسکلت فلزی	6.5 – 5.5 تن
17	اجرای سقف تیرچه بلوک	25-15 متر مربع
18	اجرای سقف کامپوزیت	35-30 متر مربع
19	اجرای بلوک چینی با سفال	20-15 متر مربع
20	اجرای بلوک چینی با لیکا	25-20 متر مربع
21	اجرای دیوار پانل گچی	35-30 متر مربع
22	اجرای بلوک سی پورکس	30-25 متر مربع
23	اجرای درای وال	40-30 متر مربع
24	اجرای ایزولاسیون بام	120-100 متر مربع
25	اجرای ایزولاسیون سرورها	25-20 متر مربع
26	اجرای دولایه گونی و سه لایه قیر سرویس ها	30-25 متر مربع
27	اجرای کاشی کاری	20-15 متر مربع
28	اجرای سرامیک	25-15 متر مربع
29	گچ و خاک	35-30 متر مربع
30	سفید کاری	50-40 متر مربع
31	نصب چهار چوب فلزی	9-7 مترمربع
32	اجرای سنگ کف پله	25-20 متر مربع
33	اجرای سنگ پله	22-15 عدد

 تخمین مدت زمان فعالیت ها

WBS چیست؟

معرفی نرم افزار Microsoft Project

معرفی نرم افزار Microsoft Project

نرم افزار MSP یکی از متداولترین و پر استفاده ترین نرم افزارها در زمینه برنامه ریزی و کنترل پروژه است.

از آنجا که این نرم افزار از بسته نرم افزاری Microsoft Office می باشد و اکثر مهندسان با این نرم افزارها آشنایی دارند بنابراین محیط MSP آن چنان برایشان تازگی نداشته و کار کردن با این نرم افزار بسیار راحت و قابل دسترس است.

این نرم افزار با قابلیت بالا علاوه بر برنامه ریزی پروژه می تواند فرآیند کنترل و اصلاح و تهیه انوع گزارش ها را انجام دهد.

عمده فعالیت های مهم این نرم افزار تهیه جدول گانت، ترسیم نمودار گانت، ترسیم شبکه، نمایش مسیر بحرانی، تعریف و تخصیص منابع لازم، ترسیم پیشرفت فیزیکی و ریالی پروژه و تهیه گزارش های متنوع می باشد.

مزایای استفاده از Microsoft Project در پروژه ها

Microsoft Project  ابزارهای مدیریتی مناسبی برای مدیریت اثر بخش و کارای پروژه ها در اختیار سازمان ها قرار می دهد.

با استفاده از این ابزار می توان از تغییرات در پروژه مطلع شده و میزان کار، زمان بندی و میزان هزینه های موجود در پروژه را کنترل، گروه کاری پروژه را هماهنگ و از گزارش های توانمند سیستم برای برنامه ریزی و مدیریت صحیح پروژه استفاده کرد.

از مزایای استفاده از Microsoft Project می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

1-مدیریت اثر بخش و زمان بندی قابل درک پروژه

می توانیم با استفاده از این نرم افزار انتظارات واقعی از پروژه را از طریق ایجاد برنامه زمان بندی، تخصیص منابع و  مدیریت بودجه پروژه با اعضای گروه، مدیر و با مشتریان در میان گذاریم.

زمان بندی پروژه را می توانیم با ابزارهای موجود در این نرم افزار برای ردیابی علل وقایع در پروژه، چندین سطح برگشت به عقب و تغییر رنگ زمینه بخش هایی از برنامه که در اثر تغییر در قسمتی از برنامه مشخص می شود در کنیم.

2-کسب بهره وری سریع

راهنمای پروژه رابطی بسیار مناسب برای برنامه ریزی گام به گام پروژه است که به انجام فرآیندهای مدیریت پروژه کمک شایانی می کند. این راهنما برای روش های مختلف قابل سفارشی شدن است.

این راهنما به برنامه ریزان پروژه از طریق ایجاد یک پروژه تعریف فعالیت و تخصیص منابع به پیگیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات پروژه و گزارش نتایج حاصله کمک می کند.

نوار ابزارها، منوها و دیگر ابزارها به کاربران امکان ایجاد سریع چهارچوب های فرآیند مدیریت پروژه را فراهم می کند.

3-قدرت به کارگیری اطلاعات موجود

Microsoft Project به آسانی با دیگر نرم افزارهای سیستم Office هماهنگ و یکپارچه است.

می توانیم با استفاده از فعالیت های موجود در Excel یا Outlook  برنامه زمان بندی را در نرم افزار ایجاد کنیم.

منابع سازمانی می توانند با استفاده از Active Directory از Microsoft Exchange Server به نرم افزار MSP اضافه شوند.

4-ایجاد نمودارها و جدول های حرفه ای و کارا

با استفاده از ابزاری مانند Visual Reports که براساس اطلاعات پروژه الگوهایی برای نمودارهای Visio و جدول های اکسل در نرم افزار Microsoft Project در اختیار کاربران قرار می دهد، می توانیم اطلاعات پروژه را در گزارش ها و جدول های حرفه ای تحلیل و گزارش کنیم.

همچنین می توانیم الگوهای ایجاد شده را برای استفاده دیگر کاربران در سیستم به اشتراک گذاشته و بالاخره اینکه می توان از لیست موجود در الگوها، یکی را انتخاب  و سفارشی کرد و برای تحلیل پروژه استفاده کرد.

5-ارتباط اثر بخش اطلاعات

در نرم افزار msp می توانیم به آسانی اطلاعات را در فرمت های مختلف مورد نیاز کاربران تهیه کنیم.

می توانیم فرمت های مختلف را برای برنامه زمان بندی تعریف کنیم. همچنین می توانیم از قابلیت Copy Picture در Office به راحتی اطلاعات پروژه را به سند Word و Excel انتقال دهیم و برای ایجاد نمودار ها و جدول های سفارشی با استفاده از نرم افزار Power Point اطلاعات را به نمایش بگذاریم.

انواع نسخه های نرم افزار Microsoft Project

یکی از سوالاتی که ممکن است در ذهن برخی از عزیزان پیش بیاید تفاوت دو نسخه نرم افزار Microsoft Project است.

قبل از پرداختن به دو نسخه نرم افزار Microsoft Project به خاطر داشته باشید دو نسخه نرم افزار MSP در بازار وجود دارد:

Microsoft Project Standard

Microsoft Office Project Professional

نسخه استاندارد برای کاربری شخصی مناسب است. در این نسخه می توان کارهای زیر را انجام داد:

ایجاد ساختار شکست کار (WBS) پروژه

مدیریت منابع مورد استفاده در پروژه

تنظیم و ویرایش خط مبناهای پروژه (Baselines)

پیگیری وضعیت پروژه

گزارش گیری از پروژه

سفارشی سازی نماها، جداول، گزارش ها و …

نسخه حرفه ای msp این اجازه را به کاربر می دهد با نرم افزار Project Server و پراجکت وب اکسس که زیر ساخت راهکار مدیریت پروژه مایک روسافت EPM را تشکیل می دهند کار کنند و از راهکار مدیریت پروژه مایکروسافت جهت مدیریت پروژه های خود استفاده کنند.

اگر مایل هستید صرفا عملیات کنترل پروژه را به صورت شخصی انجام دهید نسخه استاندارد نیاز شما را برآورده می کند ولی چنانچه در سازمانی مشغول به فعالیت هستید که مایل به اشتراک اطلاعات پروژه با اعضای گروه و سایر افراد هستید استفاده از نسخه حرفه ای را پیشنهاد میدم.

تخمین مدت زمان فعالیت ها

معرفی نرم افزار Microsoft Project

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

پروژه چیست؟

به مجموعه تلاش های موقتی و هدف دار که جهت ایجاد یک محصول  و یا ارائه یک خدمت معین صورت می گیرد پروژه می گوییم.

یک پروژه دارای مشخصاتی است که مهمترین آنها به شرح زیر است:

پروژه موقتی است یعنی زمان آغاز و پایان دارد.

پروژه هدف مشخصی دارد که رسیدن به آن محصول یا ارائه خدمت خاص می باشد.

پروژه دارای محدودیت است، محدودیت هایی مثل منابع ، زمان، محیط جغرافیایی و …

هر پروژه یک سیستم است که دارای ورودی (منابع)، پردازش و خروجی (محصول) می باشد.

اصل عدم قطعیت در پروژه،  بدین معنا که زمان بندی پروژه همیشه با تخمین همراه است.

مثلث پروژه چیست؟

مثلث زمان – هزینه – حوزه (محدوده) پروژه یک ترکیب جادویی است که باید پیوسته توسط مدیر پروژه در طول عمر پروژه دنبال شود. مشاهده پروژه بر حسب زمان، بودجه و حوزه بدین معنی است که برای هر پروژه زمان معینی تعیین شده و با بودجه و حوزه مشخص شده بایستی انجام شود.

با مدیریت پروژه در اصل شما باید یک تعادل اقتصادی میان قیدهای زمان، بودجه و حوزه در پروژه به وجود آورید. مثلث پروژه فرآیند ایجاد تعادل بین قیدها را نشان می دهد چون سه ضلع به هم متصل هستند، تغییر دادن هر ضلع حداقل روی یکی از ضلع های دیگر آن تاثیر می گذارد.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه، هنر انجام پروژه به بهترین شکل ممکن است. در واقع، مدیریت پروژه فرآیند هدایت فعالیت های یک پروژه با حداقل هزینه (بودجه شخصی) و در چهارچوب حوزه و مدت زمان مشخص است.

طبق استاندارد بین المللی مدیریت پروژه ، مدیریت پروژه عبارت است از به کارگیری دانش ها، مهارت ها، ابزار و تکنیک های لازم جهت اجرای فعالیت ها، به منظور نیل به اهداف پروژه و انتظارات کارفرما از طریق فرآیندهای مدیریت پروژه.

فرآیندهای مدیریت پروژه

فرآیندهای مدیریت پروژه شامل پنج فاز می باشد که در ادامه به صورت خلاصه بیان می شود. 1-فرآیندهای آغازین

قبل از شروع پروژه انجام می شوند.  برای نمونه فعالیت هایی نظیر:

امکان سنجی

مطالعات اولیه

تحلیل ریسک پروژه

تعریف اهداف و استراتژی

را می توان جز فرآیندهای آغازین پروژه قلمداد کرد.

2-فرایندهای برنامه ریزی

قبل از شروع اجرای پروژه آغاز شده و تا پایان پروژه ادامه دارند. برای مثال فعالیت های:

برنامه زمان بندی

برنامه منابع کاری

برنامه ریزی منابع انسانی

برنامه ریزی تامین کالا و مواد

3-فرایندهای اجرایی

بعد از عقد قرارداد پروژه و شروع عملی کار آغاز می شوند.  فعالیت های اجرایی شامل فعالیت هایی هستند که مربوط به عملیات انجام پروژه است فعالیت هایی مثل:

4-فرآیندهای کنترلی

پس از برنامه ریزی  و شروع انجام پروژه همواره باید ارزیابی عملکرد در امور و کنترل قرارداد و عملکرد واقعی را با برنامه پیش بینی شده مقایسه کرد. کنترل پروژه نشان می دهد:

چه فعالیت هایی انجام شده است؟

چند درصد پیشرفت حاصل شده است؟

چند درصد از برنامه عقب هستیم؟

چند روز تاخیر در پروژه ایجاد شده است؟

هزینه واقعی تا به حال چقدر بوده است؟

5-فرایندهای پایانی

تهیه گزارش های کلی

تهیه مستندات پروژه و تسویه حساب های نهایی

ارزیابی و تحلیل پروژه

حدود 65 درصد فعالیت های مربوط به مدیریت پروژه را امور مربوط به فرایندهای برنامه ریزی و فرایندهای برنامه ریزی و کنترلی تشکیل می دهد که این مطلب حاکی از اهمیت این فرایندهاست.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

برنامه ریزی

فرآیند برنامه ریزی، تعیین توالی و توازی فعالیت های لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.

کنترل پروژه

فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیبابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و فن های خاص خود در انجام این مهم کمک می گیرد. در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین شده برای پروژه است، به گونه ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیکترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند.

تفاوت برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه

برنامه ریزی بر روی تعیین اهداف و جهت متمرکز است و کنترل کارها را به سمت آن هدف و جهت ها هدایت می کند.

برنامه ریزی منابع را به فعالیت ها تخصیص می دهد و کنترل، برای استفاده موثر و مناسب از منابع کوشش می کند.

برنامه ریزی عواملی مثل نوع فعالیت، حجم و اندازه فعالیت، مدت زمان اجرا، منابع مصرفی و … را برای فعالیت ها پیش بینی می کند و کنترل پروژه در عمل آن ها را دقیق تر می کند.

برنامه ریزی، انگیزه لازم را به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده در کارکنان ایجاد می کند و کنترل، در صورت نیل به اهداف، برای تشویق آن ها مورد استفاده قرار می گیرد.

تفاوت مانیتورینگ و کنترلینگ

آنچه امروزه به نام کنترل پروژه می نامیم در واقع همان مانیتورینگ پروژه می باشد. مانیتورینگ به معنای مشاهده تفاوت میان آنچه برنامه ریزی شده و آنچه در عمل حاصل شده می باشد. پر واضح است که انواع گزارش های پروژه ای در حقیقت خروجی های بخش مانیتورینگ می باشند و نه کنترل پروژه.

آنچه کنترلینگ نامیده می شوددر واقع نتایج حاصل از آنالیز خروجی های بخش مانیتورینگ پروژه جهت رفع تاخیرها و سایر مشکلات به وجود آمده در حین اجرا می باشند.

تفاوت پروژه و طرح و برنامه

در زبان های گوناگون و حتی در سازمان های مختلف هر کشور در مورد واژه های برنامه، طرح یا پروژه اختلاف های لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد. از این رو چهار چوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می شوند.

آرمان ها و اهداف تعیین شده حکومت در سطوح برنامه ریزی بلندمدت یا استراتژیک برنامه نامیده می شود که این برنامه ها دارای اهداف کیفی می باشند، مانند برنامه توسعه صنایع گاز یا پتروشیمی، برنامه توسعه شبکه راه های کشوری. دستیابی به این اهداف و آرمان ها در یک فاصله زمانی بلند مدت که معمولا بین ده تا بیست وپنج سال است، امکان پذیر می باشد.

پس از اینکه برنامه ها در سطح برنامه ریزی بلند مدت مشخص گردیدند، هر برنامه  در سطح برنامه ریزی میان مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت تراز اول سیستم اجرایی کشور به مجموعه ای از طرح ها یا برنامه های اجرایی تفکیک می شودکه شامل مجموعه ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج مورد نظر برسند.

هر طرح در سطح برنامه ریزی کوتاه مدت یا اجرایی توسط واحد های ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه می نامند تبدیل یا تقسیم می شود.

مدیریت پرتفولیو

مجموعه ای از پروژه ها یا طرح ها که برای کمک به مدیریت موثر آن کار با یکدیگر گروه بندی شده اند تا اهداف استراتژیک تجاری را دنبال کنند.

مانند منطقه انرژی پارس جنوبی  که پرتفولیویی از پروژه های نفت و گاز، پتروشیمی، فرودگاه و … می باشد.

محدوده پروژه چیست؟

مهمترین قسمت برنامه ریزی یک پروژه مشخص کردن محدوده آن پروژه می باشد.منظور از محدوده پروژه تعیین کردن هدف کلی پروژه و فعالیت های لازم جهت رسیدن به آن است، به عبارت دیگر در این مرحله مرزهای پروژه تعیین می شود.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

ضرایب فهرست بها ابنیه

ضرایب فهرست بها ابنیه برای عمومیت بخشیدن به قیمت‌های فهرست بها در نظر گرفته می‌شوند. قیمت‌های مندرج در فهرست بها با استفاده از معیارها و فرضیات ویژه‌ای محاسبه می‌شوند. آنالیز بهای آیتم های فهرست بها را در نظر بگیرید.

مصالح، نیروی انسانی، ماشین آلات و حمل و نقل، ۴۴ عاملی است که هر آیتم با مشارکت آنها اجرا می‌شود. هزینه کل اجرای هر آیتم ناشی از هزینه تک تک این عوامل است.

بهینه کردن شرایط این عوامل منجر به حداقل قیمت ممکن برای هر آیتم می‌شود.

برای مثال، تامین مصالح از تولید کننده اصلی و از نزدیک ترین منبع، استفاده از نیروی انسانی بومی، استفاده از طرح نقشه متعارف، کاهش صعوبت کار و … از جمله مواردی است که به کاهش قیمت‌ها کمک می‌کند.

در کل، نحوه محاسبه قیمت‌های هر آیتم در فهرست بها، بر مبنای تهیه و اجرای آن با کمترین اتلاف و کمترین قیمت و توسط تولید کننده اصلی است.

در تمامی پروژه ها با توجه به شرایط خاص و منطقه اجرا، امکان به حداقل رساندن قیمتها وجود ندارد. لذا قیمت های واقعی اجرای کار، در اکثر موارد با قیمت های فهرست بها متفاوت است.

با در نظر گرفتن معیارهای مختلف و با اعمال ضرایب فهرست بها ، محاسبات قیمت گذاری برای کل کشور، در شرایط مختلف کاری، یکپارچه و عادلانه می‌شود.

فرضیاتی که برای محاسبه قیمت ردیف‌های فهرست بها انجام شده است:

1- کار در تهران انجام می‌شود. (ضریب منطقه )

2- کار در طبقه همکف و زیر همکف انجام می‌شود. (ضریب طبقات)

3- کار در ارتفاع کمتر از سه و نیم متر در هر طبقه انجام می‌شود. (ضریب کار در ارتفاع)

4- هزینه های تجهیزات اضافی در کارگاه منظور نمی‌شود. (هزینه تجهیز کارگاه)

5- هزینه های بالاسری شرکت و بالاسری پروژه منظور نمی‌شود. (ضریب بالاسری)

لذا به هنگام برآورد و با تغییر هر یک از موارد فوق الذکر، بهایی به بهای کل آیتم اضافه می‌شود که به ترتیب با استفاده از ضریب منطقه، ضریب طبقات، ضریب کار در ارتفاع، هزینه تجهیز کارگاه، ضریب بالاسری انجام می‌شود.

مثلاً کار در شهر تبریز (غیر از تهران) و در طبقه ۶ یک ساختمان (غیر از همکف و زیر همکف) و در ارتفاع ۵ متری (بیشتر از سه و نیم متر) انجام می‌شود و پیمانکار یک کانکس و مقداری ماشین آلات (تجهیز) آورده است و دفتر مرکزی پیمانکار پروژه را پشتیبانی می‌کند (بالاسری).

هر یک از ضرایب فهرست بها دارای عنوان، مقدار و نوع هستند. ضرایب فهرست بها به کارکرد، پایکار، قیمت کل برآورد و قیمت کل پیشنهادی اعمال می‌شوند. در زیر انواع ضرایب فهرست بها تشریح خواهد شد.

ضریب منطقه‌ای

معیار منطقه برای محاسبه قیمت‌ها در فهرست بها، تهران است. پیمانکاران در تهران برای دسترسی به مصالح و ماشین آلات هیچ گونه محدودیتی نداشته و نیروی انسانی ارزان و فراوارن در اختیار دارند.

لذا به نظر می‌رسد انجام کار در تهران و مناطق مشابه ( مراکز استانها) از این لحاظ با حداقل قیمت انجام شود. بدیهی است با توجه به ویژگیهای محلی و منطقه‌ای شهرها مختلف کشور، میزان برخوداری یا محرومیت آنها تفاوت دارد.

همچنین با توجه به شرایط آب و هوایی و عوارض سطح زمین، چگونگی امکان دسترسی به نیروهای کار و تامین مصالح، نیز در مناطق مختلف کشور متفاوت است. تمامی این تفاوت‌ها نتیجتاً در هزینه تمام شده آیتم ها تاثیر گذار خواهد بود.

در مقایسه با تهران، مناطق دور افتاده و کم برخوردار، برای انجام کار هزینه‌های بیشتری را می‌پردازند.

سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور با توجه به این موارد و برای جبران هزینه‌های اضافی، مناطق جغرافیایی ایران را به مناطق مختلف تقسیم کرده و برای هر یک ضریب مثبتی به نام ضریب منطقه در نظر گرفته است.

 از اینرو قیمت‌های فهرست بها با اعمال این ضریب، عمومیت داشته و در همه جای کشور قابل استفاده است.

ضریب منطقه برای کارهای ابنیه، تاسیسات برقی و مکانیکی، راه و باند و …… به صورت جداگانه و متناسب با آن رشته محاسبه و ابلاغ می‌شود. 

برای پروژه هایی که در مناطق مختلف قرار می‌گیرند (نظیر پروژه های خطی)، ضریب منطقه‌ای، بر اساس میانگین وزنی ضریب های منطقه ای به نسبت حجم کار در مناطق مختلف، محاسبه شده و اعمال می‌شود.

از سال ۹۴ و طی بخشنامه‌ای، ضرایب منطقه‌ای جدید، تقریبا بعد از سه دهه، برای بیش از ۱۰۰۰ منطقه مختلف و در ۱۵ رشته فهرست بها ابلاغ شده است.

ضریب صعوبت

برای جبران مابه التفاوت هزینه تمام شده اجرای بخشی از عملیات که در شرایط غیر معمول (داخل تونل، معدن و …) انجام می‌شود، افزایش قیمتی در نظر گرفته می‌شود. این افزایش قیمت با اعمال ضریب صعوبت (تنها در بخشی از کار که شرایط غیر معمول داشته است، نه در کل کار) انجام می‌شود.

ضریب طبقات و ضریب ارتفاع نوعی از ضریب صعوبت هستند.

ضریب طبقات

همواره انجام کار در طبقه همکف و زیر همکف هزینه هایی به مراتب کمتر از دیگر طبقات دارد. در فهرست بها این طبقات به عنوان معیار سنجش و محاسبات در نظر گرفته شده است. بدیهی است کارهای انجام شده در دیگر طبقات هزینه های بیشتری خواهند داشت، لذا برای جبران این هزینه‌ها ضریبی به نام ضریب طبقات در مبلغ کل برآورد کار، اعمال می‌شود.

مقدار ضریب طبقات براساس فرمول موجود در پیوست فهرست بها محاسبه می‌شود. تنها عاملی که در محاسبه این ضریب وارد می‌شود، مساحت طبقات است. اگر طبقه‌ای مساحت کمتری داشته باشد، کار کمتر در آن انجام شده و این حجم کمتر کار، وزن کمتری در فرمول خواهد داشت. به عبارت دیگر، اگر چه ضریب طبقات یک ضریب کلی است و به مبلغ کل برآورد اعمال می‌شود، ولی با وارد شدن مساحت طبقات در فرمول، این ضریب به بخش‌هایی که در طبقات مختلف قرار دارند به صورت مساوی اعمال نمی‌شود.

در صورتیکه در حین اجرای کار تعداد طبقات یا مساحت آنها تغییر داشته باشد. ضریب فوق مجدداً محاسبه شده و در صورت وضعیت قطعی اعمال می‌شود.

ضریب ارتفاع

کار در ارتفاع نیز به مانند کار در طبقات، سختی های مخصوص به خود را دارد. سختی اجرای عملیات در ارتفاع، حمل مصالح به ارتفاع، افت مصالح ناشی از حمل به ارتفاع، نیاز به اجرای داربست، تجهیزات مازاد لازم در داخل ساختمان و … از جمله سختی‌های قابل ذکر برای کار در ارتفاع است.

معیاری که در فهرست بها برای کار در ارتفاع در نظر گرفته شده است، شامل کار در ساختمان‌ها و مکان‌هایی است که طبق نقشه‌ها و طرح‌های معمول ساخته می‌شوند.

به طور معمول، ارتفاع طبقات همواره کمتر از سه و نیم متر است. قیمت‌های فهرست بها نیز با این معیار محاسبه شده‌اند.

در صورتیکه ارتفاع طبقه‌ای بیش از سه و نیم متر باشد، کارهایی که در آن طبقه اجرا می‌شوند مشمول سختی کار در ارتفاع می‌شوند.

برای جبران هزینه‌های ناشی از این سختی کار، قیمت‌های این بخش با ضریبی مثبت به نام ضریب ارتفاع جبران می‌شوند. این ضریب به تمام اقلام کار آن طبقه از تراز کف طبقه‌ی مربوطه تا تراز کف طبقه بالایی، به استثنای مصالح پایکار تعلق می‌گیرد.

در صورتی که تغییراتی در حین کار در ارتفاع طبقه ایجاد شود (ارتفاع کم یا زیاد شود) فرمول مذکور یکبار دیگر برای طبقات مربوط براساس کار واقعی انجام شده محاسبه می‌شود.

تغییرات ایجاد شده در حین کار، در آخرین صورت وضعیت اعمال می‌شود.

 ضریب پیمان یا ضریب پیشنهادی

ضریب پیمان و یا ضریب پیشنهادی بر دو نوع جزء و کل است. ضریب پیشنهادی جزء مربوط به هر یک از فصل ها است و از تقسیم مبلغ پیشنهادی هر فصل به برآورد اولیه همان فصل بدست می‌آید.

ضریب پیشنهادی کل مربوط به کل پروژه بوده و از تقسیم مبلغ پیشنهادی کل بر برآورد کل بدست می‌آید.

اگر عدد بدست آمده، کوچکتر از یک باشد پیمانکار نسبت به برآورد اولیه‌، پیشنهاد تخفیف داده است (مینوس). اگر عدد بدست آمده بزرگتر از یک باشد پیمانکار نسبت به برآورد اولیه‌، پیشنهاد افزایش داده است (پلوس).

اگر عدد به دست آمده یک باشد، پیمانکار پیشنهاد قیمت نت داده است. مثلاً اگر کارفرمای قیمت کاری را ۱۰۰ ریال اعلام کرده باشد، اگر قیمت پیشنهادی پیمانکار همان ۱۰۰ ریال باشد آنرا قیمت نت و اگر ۱۰۵ ریال باشد آنرا با ۵% پلوس و اگر ۹۵ باشد آنرا ۵ % مینوس می‌گویند.

ضریب بالاسری

قیمت های نوشته شده در فهرست بها با تجزیه بها بدست آمده است.

در تجزیه بها صرفاً عوامل (مصالح، نیروی انسانی، ماشین آلات و حمل و نقل) دخیل هستند.

ولی در واقعیت، اجرای کار هزینه‌های دیگری نیز در پی دارد. برای در نظر گرفتن این هزینه‌ها، اعمال ضریب بالاسری پیشنهاد شده است.

هزینه‌های بالاسری، به طور کلی به دو دسته هزینه بالاسری عمومی و هزینه بالاسری کار تقسیم می‌شوند. هزینه های بالاسری کار، مواردی همچون پرداخت مالیات‌، انواع بیمه، سود پیمانکار، هزینه های جاری کارگاه و … را شامل می‌شود.

هزینه های بالاسری عمومی اغلب به هزینه‌های دفتر مرکزی، تهیه ضمانتنامه‌های مختلف‌، هزینه های انبار، تعمیر و نگهداری ماشین الات و … اشاره دارد. هزینه‌های بالاسری کار معمولاً به صورت پیوست فهرست بها ارائه می‌شود. ضریب بالاسری به مبلغ کل برآورد اجرای کار اعمال می‌گردد.

ضریب بالاسری معمولاً برای طرح های عمرانی ۱/۳۰ و برای طرح های غیر عمرانی ۱/۴۳ در نظر گرفته می‌شود. این اعداد با در نظر گرفتن هزینه های معمول به دست آمده است.

اختلاف مابین دو ضریب به تفاوت هزینه بیمه در طرح های عمرانی و غیر عمرانی مربوط است. ممکن است با تغییر قوانین و یا برای یک پروژه خاص این ضرایب به این صورت نباشند.

در هر حال با استفاده از یک نمونه آنالیز به شکل زیر، می‌توان شرایط مختلف را بررسی و ضرایب مورد نظر را استخراج کرد. یک نمونه از آنالیز و محاسبه ضریب بالاسری برای طرح های عمرانی و غیر عمرانی بصورت زیر است.

آنالیز هزینه بالاسری طرحهای عمرانی

سود ۸/۰۸ درصد
مالیات بر سود ۱ درصد
بیمه طرحهای عمرانی ۱/۶ درصد
هزینه دفتر مرکزی ۲/۵ درصد
هزینه مستمر کارگاه ۸ درصد
هزینه ضمانتنامه ۱/۵ درصد
هزینه آزمایشگاه پیمانکار ۰/۲ درصد
کمک به صندوق کارآموزی ۰/۲ درصد
جمع ۲۳/۰۸ درصد
ضریب بالاسری :۱/۳۰ = (۲۳/۰۸-۱۰۰)/۱۰۰

آنالیز هزینه بالاسری طرحهای غیرعمرانی

سود ۸/۸۷ درصد
مالیات بر سود ۱ درصد
بیمه طرحهای غیرعمرانی ۷/۸ درصد
هزینه دفتر مرکزی ۲/۵ درصد
هزینه مستمر کارگاه ۸ درصد
هزینه ضمانتنامه ۱/۵ درصد
هزینه آزمایشگاه پیمانکار ۰/۲ درصد
کمک به صندوق کارآموزی ۰/۲ درصد
جمع ۳۰/۰۷ درصد
ضریب بالاسری :۱/۴۳ = (۳۰/۰۷-۱۰۰)/۱۰۰

ضریب تجهیز و برچیدن کارگاه

در آنالیز بها از کلی ترین تا جزئی ترین عوامل دخیل در اجرای کارها (به مانند بیل و فرغون) در نظر گرفته می‌شود. ولی برخی از اقدامات و کارها نیز در کارگاهها صورت می‌گیرد که جزو کارهای اصلی نبوده ولی همواره هزینه هایی را تحمیل می‌کند.

هزینه‌های اسکان یا رفت و آمد، هزینه‌های دایر کردن آشپزخانه و غذا،  تجهیزات ایمنی، تجهیز دفاتر و … از جمله این هزینه ها است. این هزینه‌ها با هزینه‌های بالاسری کار کاملاً متفاوت است.

برای جبران این هزینه‌ها، ضریب تجهیز و برچیدن کارگاه در نظر گرفته می‌شود. این ضریب پس از اعمال ضریب پیشنهادی پیمانکار، اعمال می‌شود. بسته به نوع قرارداد و توافق، مقدار این ضریب از ۴ تا ۶ درصد تغییر می‌کند. ضریب تجهیز و برچیدن در متن قرارداد صراحتاً ذکر می‌شود.

نحوه اعمال ضرایب فهرست بها

ضرایب در برآورد یا صورت وضعیت نویسی به صورت پی در پی در هم ضرب می‌شوند. از اینرو ترتیب اعمال ضرایب تاثیری در نتیجه کل نخواهد داشت.

ضرایب فهرست بها با توجه به محل اعمال نیز نقسیم بندی می‌شوند. ضرایب فصلی، ضرایب رشته‌ای، ضرایب کلی از انواع این ضرایب هستند. این تقسیم بندی اغلب برای ضرایب تعدیل به کار می‌رود.

اگر تجهیز و برچیدن کارگاه بهای کل مقطوعی داشته باشد، هیچ کدام از ضرایب فهرست بها نباید در آن اعمال شوند.

به عبارت دیگر، ابتدا برآورد کل برا اساس مقادیر و قیمت‌های نت فهرست بها محاسبه می‌شود، سپس ضرایب به آن اعمال شده و در نهایت مبلغ کل ضریب دار با بهای کل تجهیز و برچیدن جمع می‌شود.

ضرایب فهرست بها در طول سالیان

باید توجه کرد که از ابتدای سال ۱۳۸۹ با ابلاغ فهرست بهای ۱۳۸۸ کلیه ضرایب بالاسری، ارتفاع، منطقه و سایر ضرایب متعلقه به آن حذف شده و فقط ضریب تجهیز و ضریب طبقات قابل اعمال بود.

در آن سالها پیمانکار موظف بود، تمام موارد موجود را در برآورد خود در نظر گیرد و قیمتی مناسب را پیشنهاد دهد (همه این ضرایب با اعمال به بهای واحد پیشنهادی در داخل ضریب پیمان قرار می‌گرفت).

 در ادامه این ضرایب به فهارس بهای سالهای اخیر اضافه شده است. این ضرایب در مراحل برآورد و صورت وضعیت نویسی قابل اعمال است.

ضرایب فهرست بها ابنیه